EDIT 07 décembre 2017 : le gouvernement a (enfin) publié un article sur le sujet, détaillant les mentions obligatoires ; cet article va bien plus loin mais c’est toujours intéressant de lire ce type de sources !
Attention, cet article est écrit par une personne qui n’est pas experte en droit. Je cite mes sources et livre mon interprétation de celles-ci. Je compte sur la communauté pour me détromper le cas échéant.
Attention 2, lors de mes recherches, j’ai trouvé beaucoup de mauvaises sources, vérifiez bien les sources citées car l’interprétation d’une source est loin d’être toujours bonne sur un blog.
Attention 3, cette recherche date du 08/02/2012. Il vous appartient de vérifier les nouvelles dispositions entrées en vigueur entre la date d’édition de cet article et la date où vous en prenez connaissance.
Sur un sujet proche, lire notamment :
– janvier 2015 : Impacts de la loi Hamon sur le eCommerce
– mars 2014 : tableau précis des modifications de la loi Hamon impactant l’eCommerce
Dernière mise à jour : 16/02/2017 (à propos de l’obligation de proposer des factures dématérialisées)
Introduction
Je me rends compte au quotidien qu’il est loin d’être évident de comprendre à quoi servent les factures, quand les éditer, si elles sont obligatoires, et quelles mentions on risquerait d’oublier. Je me propose ici de faire un petit exercice de rattrapage tout savoir en quelques minutes.
Toutes les questions et réponses sont orientées et concernent le e-commerce B2C (des professionnels qui vendent à des consommateurs, directement)
La facture est-elle obligatoire ?
En vente à distance de biens, quand un professionnel vend à un particulier, la facture est obligatoire. Dans la pratique, vous pouvez la remettre au client à la demande, cela ne pose pas trop de souci, c’est souvent le cas. Evidemment, si les demandes sont trop récurrentes, il est préférable d’automatiser l’envoi des factures, en PJ de mail ou à disposition dans le compte client.
Dans les services, c’est à partir de 25€ que c’est obligatoire.
Quand doit être créée la facture en e-commerce ?
De manière générale, la facture doit être éditée à la réalisation de la vente mais un délai de 15 jours peut être admis.
En e-commerce comme ailleurs, l’exécution du contrat intervient au moment où le vendeur s’acquitte de sa partie ; pour le eCommerce, on peut donc convenir qu’il s’agit du moment où l’on remet le colis à un intermédiaire de livraison la marchandise et à défaut lorsque la livraison directe est effectuée ou le bien dématérialisé est remis.
Pour faire simple, la facture doit être éditée à l’expédition.
Le détail est important car la majorité des personnes que je croise pensent toujours que cela doit être fait au paiement. Il n’en est rien. La date de paiement peut être ultérieure et doit être mentionnée sur la facture.
Sous quel format doit être éditée la facture ?
Les textes ne précisent pas d’obligation d’éditer la facture au format papier, PDF ou autre, on peut donc en déduire qu’une simple édition en base de données suffit sur le plan légal.
L’acheteur est tenu de réclamer sa facture. Il est donc possible d’éditer la facture au format PDF, papier, fax ou autre uniquement à la demande d’un client ou d’un inspecteur ayant pouvoir à ce niveau.
De manière générale, et d’un point de vue technique, je vous conseille d’éditer la facture en base de données, de proposer un lien dès que l’expédition est effectuée permettant de générer un fichier PDF à la volée avec les données en base de données. Cela vous permettra de réduire au maximum l’espace utilisé sur le disque dur et de sauver des arbres.
Est-il possible de modifier une facture après son édition ?
A partir du moment où la facture est délivrée, et donc par définition à disposition du client, vous ne devez/pouvez pas en modifier le contenu. Toute rectification devra se faire par facture/avoir complémentaire.
Cela veut dire que si le client demande à rajouter le nom de la société ou autre sur sa facture, c’est de fait impossible (pas techniquement, commercialement).
Si de nombreux progiciels permettent la modification après la création d’une facture, je vous invite à éviter.
Je n’arrive pas à retrouver la source pour cette information, si vous pouvez m’aider sur ce point-là…
Combien de temps dois-je conserver les informations des factures ?
10 ans. Source : Article L123-22 du Code de Commerce.
Les factures lors du passage en Douane doivent être visibles
Lorsque vous expédiez à l’étranger, la facture doit être apposée sur le colis pour contrôle du contenu par les douanes, et la facture doit être éditée dans la langue du pays de réception.
Tout ceci doit par ailleurs être accompagné d’un formulaire CN23 que vous pouvez renseigner en ligne ou via les APIs de La Poste, toujours à l’extérieur du colis également donc.
Mentions et données légales à faire apparaître sur la facture
– la date de la facture,
– le numéro de la facture,
– la date de vente ou de la prestation,
– le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise,
– le nom, la raison sociale et l’adresse du client (entreprise ou particulier),
– la quantité et la dénomination précises de la marchandise ou du service,
– le numéro individuel d’identification intracommunautaire TVA lorsque l’opération est effectuée avec un client établi dans l’Union Européenne,
– le numéro RCS si l’entreprise est immatriculée au RCS,
– la date à laquelle est ou doit intervenir le règlement,
– les conditions d’escomptes applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente.
– Le taux de pénalités exigible le jour suivant la date de règlement inscrite
sur la facture,
– Le prix unitaire HT des produits ou services fournis, le taux de TVA applicable, le total HT, le montant correspondant de la TVA, les rabais et les ristournes,
– Si l’entreprise est en franchise en base de TVA (exonérée de TVA), la mention « Franchise en base de TVA, art. 293 B » ou « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit apparaître.
(source : CCI du Jura)
Amendes si vous n’êtes pas sages
Les contrevenants professionnels risquent 75.000€ d’amende ou potentiellement jusqu’à 50% du montant de la facture (réalisée ou non). Vous pouvez perdre le droit d’exercer dans le commerce pendant 5 ans.
En cas de récidive, les montants peuvent être portés à 10x ce que précédemment mentionné.
Sources ici et là et là.
Obligation de facture électronique (dématérialisation)
Je recopie ici un commentaire de Appvizer plus bas pour un aspect récent de la facturation, l’obligation de passer à la facture électronique.
Pour compléter votre article sur la facturation, je rappelerai que l’Etat a rendu obligatoire la facturation électronique.
Ainsi au 1er janvier 2017, les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques sont concernées.
Puis la suite des entreprises selon leur taille vont devoir s’y conformées selon le calendrier suivant :
– Au 1er janvier 2018 : pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) – de 250 à 5 000 salariés
– Au 1er janvier 2019 : pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) – de 10 à 250 salariés
– Au 1er janvier 2020 : pour les TPE (Très Petites Entreprises) – moins de 10 salariés
A noter qu’une initiative du gouvernement vous permet d’avoir un outil gratuit pour ce faire en toute légalité : Chorus Pro
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
C’est juste une facture qui n’est pas matérielle (papier, souvent..), donc souvent un PDF (qui a l’avantage de ne pas être éditable facilement), qu’il soit envoyé par e-mail, ou mis à disposition en téléchargement.
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