De la bonne gestion des CGV – Historiser les Conditions Générales de Vente

En version courte & efficace : petit message pour rappeler à tout le monde qu’il est important d’historiser ses Conditions Générales de Vente.

Vous avez tous conscience du fait que si un litige vous oppose à un client, il faut pouvoir ressortir les CGV qui étaient en place au moment de l’achat (validation de la commande et non au moment du paiement)

J’ai vu quelques e-commerçants qui n’avaient pas de systèmes automatisés pour gérer l’historique de leurs CGV. Tous les moyens étaient bons pour cela :
– ils enregistraient les CGV comme un fichier texte quelque part sur le réseau avec la version et la date dans le nom du fichier,
– ils se les envoyaient par e-mail sur leur messagerie d’entreprise,
– certains stockent même l’intégralité des CGV au moment de l’achat dans la commande.

Alors je vous donne une petite astuce d’architecture, toute simple à mettre en place, que vous pourrez refiler en mode patate chaude à vos techniciens pour faire le « check ». Le meilleur moyen que j’ai pu voir en place à ce jour pour gérer les CGV est le suivant :

– chaque version est stockée en base, aucun droit en modification n’est donné sur la table des CGV, uniquement des droits d’insertion de nouvelles versions ;
– lorsqu’une nouvelle version est créée, elle est automatiquement envoyée sur un système de messagerie non stocké sur vos serveurs (pourquoi pas Gmail) ;
– la dernière version est automatiquement proposée sur le site Internet ;
– lorsqu’un client valide une commande avec validation des CGV (pour rappel, c’est au moment du clic sur « je valide ma commande » que doit se faire la validation des CGV), on enregistre dans sa commande l’identifiant des CGV validées.

Le petit conseil du jour donc : vérifiez avec vos techniciens la méthode de sauvegarde des versions des CGV et assurez-vous qu’on puisse vous faire confiance sur la façon dont elles sont enregistrées (face aux tribunaux, il faut que vous puissiez prouver quelle version était en place à une date donnée).