De la bonne gestion des CGV – Historiser les Conditions Générales de Vente

En version courte & efficace : petit message pour rappeler à tout le monde qu’il est important d’historiser ses Conditions Générales de Vente.

Vous avez tous conscience du fait que si un litige vous oppose à un client, il faut pouvoir ressortir les CGV qui étaient en place au moment de l’achat (validation de la commande et non au moment du paiement)

J’ai vu quelques e-commerçants qui n’avaient pas de systèmes automatisés pour gérer l’historique de leurs CGV. Tous les moyens étaient bons pour cela :
– ils enregistraient les CGV comme un fichier texte quelque part sur le réseau avec la version et la date dans le nom du fichier,
– ils se les envoyaient par e-mail sur leur messagerie d’entreprise,
– certains stockent même l’intégralité des CGV au moment de l’achat dans la commande.

Mais bien que vous ayez confiance en vous, ce qui est très bien, il ne faut pas oublier la loi de Murphy : si quelque chose peut mal tourner, alors ça finira irrémédiablement par arriver. Il ne faut donc jamais faire des choses aussi sensibles de façon manuelle mais trouver la façon intelligente de le gérer informatiquement.

Alors je vous donne une petite astuce d’architecture, toute simple à mettre en place, que vous pourrez refiler en mode patate chaude à vos techniciens pour faire le « check ». Le meilleur moyen que j’ai pu voir en place à ce jour pour gérer les CGV est le suivant :

– chaque version est stockée en base, aucun droit en modification n’est donné sur la table des CGV, uniquement des droits d’insertion de nouvelles versions ;
– lorsqu’une nouvelle version est créée, elle est automatiquement envoyée sur un système de messagerie non stocké sur vos serveurs (pourquoi pas Gmail) ;
– la dernière version est automatiquement proposée sur le site Internet ;
– lorsqu’un client valide une commande avec validation des CGV (pour rappel, c’est au moment du clic sur « je valide ma commande » que doit se faire la validation des CGV), on enregistre dans sa commande l’identifiant des CGV validées.

Le petit conseil du jour donc : vérifiez avec vos techniciens la méthode de sauvegarde des versions des CGV et assurez-vous qu’on puisse vous faire confiance sur la façon dont elles sont enregistrées (face aux tribunaux, il faut que vous puissiez prouver quelle version était en place à une date donnée).