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Les factures et le e-commerce, que dit la loi ?

par Romain Boyer - Il y a 2 ans

Attention, cet article est écrit par une personne qui n’est pas experte en droit. Je cite mes sources et livre mon interprétation de celles-ci. Je compte sur la communauté pour me détromper le cas échéant.

Attention 2, lors de mes recherches, j’ai trouvé beaucoup de mauvaises sources, vérifiez bien les sources citées car l’interprétation d’une source est loin d’être toujours bonne sur un blog.

Attention 3, cette recherche date du 08/02/2012. Il vous appartient de vérifier les nouvelles dispositions entrées en vigueur entre la date d’édition de cet article et la date où vous en prenez connaissance.

Introduction

Je me rends compte au quotidien qu’il est loin d’être évident de comprendre à quoi servent les factures, quand les éditer, si elles sont obligatoires, et quelles mentions on risquerait d’oublier. Je me propose ici de faire un petit exercice de rattrapage tout savoir en quelques minutes.

Toutes les questions et réponses sont orientées et concernent le e-commerce B2C (des professionnels qui vendent à des consommateurs, directement)

La facture est-elle obligatoire ?

En vente à distance, quand un professionnel vend à un particulier, la facture est obligatoire :  » Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. » (art. L441-3 du code de commerce). Il existe des exceptions dans certains domaines, pas dans le e-commerce.

Quand doit être créée la facture en e-commerce ?

Crédit : Getty

De manière générale, la facture doit être éditée à l’exécution du contrat (« Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service » – art. L441-3 du code de commerce). En e-commerce, l’exécution du contrat intervient au moment où le vendeur s’acquitte de sa partie, à savoir remettre à un intermédiaire de livraison la marchandise.

Pour faire simple, la facture doit être éditée à l’expédition.

Le détail est important car la majorité des personnes que je croise pensent toujours que cela doit être fait au paiement. Il n’en est rien. La date de paiement peut être ultérieure et doit être mentionnée sur la facture.

Sous quel format doit être éditée la facture ?

« Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service » (art. L441-3 du code de commerce)

Les textes ne précisent pas d’obligation d’éditer la facture au format papier, PDF ou autre, on peut donc en déduire qu’une simple édition en base de données suffit sur le plan légal.

L’acheteur est tenu de réclamer sa facture. Il est donc possible d’éditer la facture au format PDF, papier, fax ou autre uniquement à la demande d’un client ou d’un inspecteur ayant pouvoir à ce niveau.

De manière générale, et d’un point de vue technique, je vous conseille d’éditer la facture en base de données, de proposer un lien dès que l’expédition est effectuée permettant de générer un fichier PDF à la volée avec les données en base de données. Cela vous permettra de réduire au maximum l’espace utilisé sur le disque dur et de sauver des arbres.

Est-il possible de modifier une facture après son édition ?

A partir du moment où la facture est délivrée, et donc par définition à disposition du client, vous ne devez/pouvez pas en modifier le contenu. Toute rectification devra se faire par facture/avoir complémentaire.

Cela veut dire que si le client demande à rajouter le nom de la société ou autre sur sa facture, c’est de fait impossible (pas techniquement, commercialement).

Si de nombreux progiciels permettent la modification après la création d’une facture, je vous invite à éviter.

Je n’arrive pas à retrouver la source pour cette information, si vous pouvez m’aider sur ce point-là…

Combien de temps dois-je conserver les informations des factures  ?

3 ans (source : Article R441-3 du code de la consommation) et non 10 ans comme beaucoup de sites le mentionnent (ou alors il faut me trouver une source contradictoire avec celle que je cite)

Amendes

Les contrevenants professionnels risquent 75.000€ d’amende ou potentiellement jusqu’à 50% du monde de la facture (réalisée ou non). Vous pouvez perdre le droit d’exercer dans le commerce pendant 5 ans.

En cas de récidive, les montants peuvent être portés à 10x ce que précédemment mentionné.
Sources ici et et .

Douanes

Lorsque vous expédiez à l’étranger, la facture doit être apposée sur le colis pour contrôle du contenu par les douanes, et la facture doit être éditée dans la langue du pays de réception.
Source manquante, mais c’est du bon sens.

Mentions légales

- la date de la facture,
- le numéro de la facture,
- la date de vente ou de la prestation,
- le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise,
- le nom, la raison sociale et l’adresse du client (entreprise ou particulier),
- la quantité et la dénomination précises de la marchandise ou du service,
- le numéro individuel d’identification intracommunautaire TVA lorsque l’opération est effectuée avec un client établi dans l’Union Européenne,
- le numéro RCS si l’entreprise est immatriculée au RCS,
- la date à laquelle est ou doit intervenir le règlement,
- les conditions d’escomptes applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente.
- Le taux de pénalités exigible le jour suivant la date de règlement inscrite
sur la facture,
- Le prix unitaire HT des produits ou services fournis, le taux de TVA applicable, le total HT, le montant correspondant de la TVA, les rabais et les ristournes,
- Si l’entreprise est en franchise en base de TVA (exonérée de TVA), la mention « Franchise en base de TVA, art. 293 B » ou « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit apparaître.
(source : CCI du Jura)

Romain Boyer

Romain est un consultant eCommerce, spécialisé dans la création de valeur et l'optimisation du taux de conversion, ainsi que sur les pratiques cross-canal > Suivre Romain sur Twitter : @RomainBOYER > Profil sur Google > sur son blog eCommerce

31 Commentaires

31 réponses à “Les factures et le e-commerce, que dit la loi ?”

  1. Mickael dit :

    C’est vrai qu’il y a une sorte de « flou » autour de l’édition de factures dans le B2C.
    Très intéressant ce billet. Merci :-)

  2. La Rabichette dit :

    Ouf j’ai bon ! il y a juste un point que je ne suis pas sûre de comprendre : « - les conditions d’escomptes applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente. » : c’est à dire?

  3. Romain Boyer dit :

    grosso modo : préciser ce qui a été payé, ce qu’il reste à payer, et s’il y a un escompte si on règle avant la date limite de paiement, ce qui arrive peu souvent en e-commerce. Du moins c’est ce que j’ai compris ;-)

  4. Bonjour Romain,

    J’avais interrogé la DGCCRF sur ce point fin 2009, pour une vente à un particulier, et une vente à un professionnel, et j’avais eu la réponse suivante :

    Dans le cadre d’une vente à distance effectuée entre un professionnel et un particulier, le code de la consommation, prévoit, en son article L. 121-19, la fourniture, après la conclusion du contrat et au plus tard lors de la livraison, de certaines informations sur un support durable. Le support durable peut prendre la forme d’un document papier et/ou d’un courrier électronique.

    « Article L. 121-19. – I. – Le consommateur doit recevoir, par écrit ou sur un autre support durable à sa disposition, en temps utile et au plus tard au moment de la livraison :
    1° Confirmation des informations mentionnées aux 1° à 4° de l’article L. 121-18 et de celles qui figurent en outre aux articles L. 111-1 et L. 113-3 ainsi que de celles prévues pour l’application de l’article L. 214-1, à moins que le professionnel n’ait satisfait à cette obligation avant la conclusion du contrat ;
    2° Une information sur les conditions et les modalités d’exercice du droit de rétractation ;
    3° L’adresse de l’établissement du fournisseur où le consommateur peut présenter ses réclamations ;
    4° Les informations relatives au service après vente et aux garanties commerciales ;
    5° Les conditions de résiliation du contrat lorsque celui-ci est d’une durée indéterminée ou supérieure à un an.
    – Les dispositions du présent article ne sont pas applicables aux services fournis en une seule fois au moyen d’une technique de communication à distance et facturés par l’opérateur de cette technique à l’exception du 3°.
    III. – Les moyens de communication permettant au consommateur de suivre l’exécution de sa commande, d’exercer son droit de rétractation ou de faire jouer la garantie ne supportent que des coûts de communication, à l’exclusion de tout coût complémentaire spécifique. »

    En ce qui concerne les ventes réalisées entre professionnels, une facture doit être délivrée, suivant le formalisme défini par l’article L.441-3 du code de commerce :

    « Article L. 441-3. – Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation.
    Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L’acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire .
    La facture doit mentionner le nom des parties ainsi que leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
    La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture. Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé. »

    Eric

  5. En voilà un sujet sexy ;-)

    Pour la durée de conservation : les documents d’une entreprise sont conservables 10 ans.

    Essentiellement à cause des contrôles fiscaux qui peuvent demander à remonter sur 10 ans (cas exceptionnels) ou à cause des problèmes en cas de difficultés de l’entreprise (voir avec les tribunaux de commerce)

    Petite précision : les numérotations des factures doivent suivre une chronologie logique .. pour éviter les fausses factures …

    @ Romain : tu peux aussi t’amuser avec la TVA et son application ou non selon le lieu de livraison (et depuis peu selon le lieu d’application du service)

    là aussi un bon casse tête … même pour les experts comptables

  6. Romain Boyer dit :

    @Eric : tout à fait d’accord avec tout ce qui est dit.. qui ne concerne pas forcément la facturation par contre ;-)

    @Guilhem : je veux bien la source pour les 10 ans dont tout le monde parle comme je disais. J’ai cité la mienne, à toi de jouer ;-)

    Concernant les numérotations de facture,c’est intéressant effectivement car l’ordre logique peut inclure un pas, ou tout algorithme etc. ça peut être intéressant pour brouiller les pistes.

  7. Toute pièce commerciale doit être conservé pendant 10 ans : Code général des Impôts + code du commerce (voir jurisprudence des litiges avec les banques …

    mais en pratique on reste sur 3 ans + l’année en cours

    A ta dispo pour plus de précisions ;-)

  8. Benjamin dit :

    Il me semble qu’il y a également une dimension liée au droit de rétractation. Sauf erreur de ma part, si la facture n’est pas éditée et envoyée au client au moment de l’expédition (par email ou courrier par exemple), alors le délai de rétractation pourra s’entendre à partir du moment où la facture parvient au client. Je ne suis pas sûr à 100% de cela mais je crois en avoir déjà discuté. Quelqu’un pour confirmer ou infirmer?

  9. eric dit :

    C’est intéressant le point de l’étranger et aussi de la tva évoquée dans les commentaires.

    Quel document doit-on garder en tant qu’ecommercant quand on vend hors de l’union européenne et donc hors taxes ?

    C’est difficile de savoir je trouve

  10. eric dit :

    aucune réponse c’est bien dommage :(

  11. Salut Eric, désolé je n’ai pas la réponse mais je suis sûr que dès que quelqu’un l’aura il sera très sympa et partagera l’info ici :)

  12. Roms dit :

    Bonjour Eric,

    désolé de ne pas avoir répondu plus tôt mais vous l’aurez remarqué, nous proposons un service gratuit, faisons des recherches sur notre temps libre puis les synthétisons pour permettre à chacun d’en bénéficier. Le service après-vente est donc certes limité ;-)

    Quand on vend à l’étranger, il n’y a que la facture à conserver.
    En cas de garde en douane pour raison X ou Y, la douane vous fera parvenir des documents à compléter via votre transporteur.
    Ensuite, si vous avez des denrées périssables, certains pays comme les USA font des restrictions drastiques.

    Les contenus, compositions et dates de péremption des lots doivent être clairement indiqués dans tous les cas. Un numéro de registre exporatateur (EORI) doit être créé et votre catalogue doit être connu des douanes avec le détail de la composition des produits.
    http://www.douane.gouv.fr/page.asp?id=3767

  13. eric dit :

    merci Roms pour le retour et pour votre temps ;)

    En fait quand on lit les sites des douanes et de La Poste ils sembleraient qu’on doive également garder un document de douane mais j’ai du mal à savoir comment on le récupère. Notre pays est parfois bien compliqué !

  14. Roms dit :

    La source Eric, la source ;-)

    Je vais demander ca a Marc de fromages.com, qui fait 95% d’export, dans une itw a venir

  15. eric dit :

    c’est ici Roms :

    Lorsque les formalités d’exportation sont effectuées par l’exportateur (celui qui apparaît dans la rubrique « expéditeur réel » du DAU), il conserve à l’appui de sa comptabilité ou du registre prévu à l’article 286-3° du CGI, le troisième exemplaire de la déclaration d’exportation qui lui est remis, après visa, par le service des douanes du point de sortie.

    Lorsque les formalités d’exportation sont effectuées par une personne agissant pour le compte d’autrui, le troisième exemplaire de la déclaration lui est remis après visa pour être transmis à la personne désignée comme expéditeur réel.

    http://www.douane.gouv.fr/page.asp?id=349

  16. Thibz dit :

    Je ne comprends pas bien, l’article donne deux informations contradictoires :

    « Pour faire simple, la facture doit être éditée à l’expédition. »

    « L’acheteur est tenu de réclamer sa facture. Il est donc possible d’éditer la facture au format PDF, papier, fax ou autre uniquement à la demande d’un client ou d’un inspecteur ayant pouvoir à ce niveau. »

    Qu’en est-il vraiment?

  17. Romain BOYER dit :

    Désolé pour le manque de clarté. Il faut bien séparer ce qui obligatoire pour la comptabilité et ce qui est obligatoire pour le client.

    La facture à destination de la comptabilité est obligatoire (et doit être archivée car peut être demandée par le fisc). Elle doit être éditée au moment de l’expédition.

    On n’a par contre pas d’obligation de la donner à l’acheteur. On doit obligatoirement lui faire parvenir s’il le demande.

  18. Olivier dit :

    Concernant la douane, si les colis partent de France et vont en DOM/TOM, la facture doit-elle figurée aussi sur le colis ?

    Personnellement je pense que oui, mais étant des départements Français, si on peut lever le doute :)

  19. Romain BOYER dit :

    Bonjour Olivier,

    honnêtement, je ne suis pas sûr.

    Je dirais que comme c’est le territoire français, il n’y a pas de passage douane et que donc il n’y en a pas besoin.

  20. Flamant Grégory-William dit :

    Bonjour ! Pour que le contrat soit conservé 10ans il faut un montant mini de 120€.

    Article L134-2 :

    Lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu’il porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure la conservation de l’écrit qui le constate pendant un délai déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment l’accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

    Article 1 :
    Le montant visé à l’article L. 134-2 du code de la consommation est fixé à 120 Euros.

    Article 2 :
    Lorsque le contrat est conclu par voie électronique et qu’il porte sur une somme égale ou supérieure à un montant fixé par décret, le contractant professionnel assure la conservation de l’écrit qui le constate pendant un délai déterminé par ce même décret et en garantit à tout moment l’accès à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

  21. Flamant Grégory-William dit :

    Je me suis trompé ^^

    *Article 2 : Le délai visé à l’article L. 134-2 du code de la consommation est fixé à dix ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l’exécution de la prestation est immédiate.

    Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu’à la date de livraison du bien ou de l’exécution de la prestation et pendant une durée de dix ans à compter de celle-ci.

  22. Romain BOYER dit :

    Donc pas de montant minimum ? :-)

  23. Flamant Grégory-William dit :

    Hello, si.

    J’ai trouvé quelque chose d’intéressant pour toi regarde :

    http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml

  24. Flamant Grégory-William dit :

    Enfin, ceci est l’obligation du E-commercant. Donc on peut réclamer une facture à ce dernier si on a perdu notre facture ! Si le montant est sup. à 120€ on a 10ans pour lui demander :P

  25. Arnaud dit :

    Pour les 10 ans de conservation :

    http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006219327&cidTexte=LEGITEXT000005634379

    Article L123-22

    Modifié par Loi n°2003-7 du 3 janvier 2003 – art. 50 (V) JORF 4 janvier 2003
    Les documents comptables sont établis en euros et en langue française.

    Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

    Les documents comptables relatifs à l’enregistrement des opérations et à l’inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

  26. Tinou dit :

    Lorsque le client est un particulier, la délivrance d’une facture n’est obligatoire que si le prix est supérieur à 25 TTC euros ou qu’il en fait la demande. http://www.assistant-juridique.fr/ecommerce_facture.jsp

  27. Romain BOYER dit :

    Je ne sais pas d’où viennent ces 25€, il manque la référence. J’ai mentionné l’article L441-3 ici qui ne fait pas mention de ces 25€
    http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006232230&cidTexte=LEGITEXT000005634379

    Le site mentionné me semble peu sérieux, car il se veut juridique mais ne cite aucune source ni ne permet les commentaires

  28. David Ges dit :

    Bonjour,
    Merci pour ce billet, il fallait bien quelqu’un pour éclaircir tous ces points.
    En revanche, j’aimerais demander la différence entre les différentes dates figurant sur une facture e-commerce. Parfois par exemple, la date de commande est différente de la date de facturation. Dans ce cas là par exemple, la date d’achat (correspondant légalement à la date de début des garanties) correspondrait à la date de commande ou la date de facturation??!??
    Merci d’avance…

  29. Romain BOYER dit :

    Bonjour,

    la date de commande représente généralement en eCommerce la date du contrat (validation des CGV avant le paiement).

    Les CGV peuvent mentionner des clauses spécifiques sur les garanties qui s’appliquent par défaut à partir de la date de contrat (L211-15 et L211-16 du code de la consommation).

    La date de la facture correspond comme mentionné dans l’article à l’exécution de la prestation. La prestation du eCommerçant s’arrêtant à la remise du colis, la date de la facture est donc logiquement celle de l’expédition du colis.

    En clair :
    - Date de commande = Date de signature électronique du contrat
    - Date de facture = Date d’expédition
    - Date de début de garantie = Date du contrat sauf mention spécifique dans les CGV

    J’espère avoir été clair.

  30. David Ges dit :

    Merci d’avoir été rapide dans votre réponse.
    Pour détailler encore plus mon post, le contrat de garantie parle de date d’achat (garantie constructeur) alors que la facture e-commerce parle de date de facturation (correspondant à la date d’expédition) et de date de commande (correspondant à la date de paiement).
    Donc, faut il prendre en compte comme date d’achat, la date de facturation ou la date de commande?
    Merci bcp d’avance…

  31. Romain BOYER dit :

    Comme je l’ai mentionné, la facture en soi n’a rien à voir avec votre garantie (même si elle peut faire valoir votre achat), ce qui importe est les CGV et le cas échéant le contrat de garantie.
    Pour le reste, date d’achat = date de commande pour vous j’imagine ?

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